PROJECTMANAGEMENT TOOL

Het managen van je werk kan via post-its aan de muur, maar gaat een stuk makkelijker én sneller via een digitale tool zoals Jira. Atlassian is de maker van Jira en andere software zoals Trello en Bitbucket. Jira is breed inzetbaar voor onder andere projectmanagement, issue tracking, softwareontwikkeling en taakbeheer. Richt Jira op je eigen manier in zodat het efficiënt functioneert en geen extra werk oplevert, maar je juist ontzorgt in het werk. Ook kan Jira omgaan met complexe workflows en is het gebruiksvriendelijk genoeg voor eenvoudige taken. De doelgroep zoals Atlassian zelf adverteert zijn dan ook teams van 1 tot 20.000 personen. Groeien in een dynamische omgeving is met deze software dus geen enkel probleem.

In deze blogpost krijg je een proefje in de keuken van Jira en de vrijheid die het geeft om jouw werk en dat van anderen een stuk efficiënter te maken.

 

Waar gebruik ik Jira voor?

“Waarom zou ik een tool als Jira gebruiken om structuur te brengen aan mijn taken? Ik weet zelf toch het beste hoe ik deze aan moet pakken?” Ieder mens maakt fouten en kan niet alles van A tot Z onthouden. Jira helpt om het proces van het uitvoeren van specifieke handelingen, het bijhouden van de status en het loggen van de voortgang tot zich te nemen zodat je je werk, activiteiten of middelen nauwkeurig kan registreren. De structuur wordt gecreëerd door gebruik te maken van de verschillende beschikbare componenten, templates of eigen aangepaste configuraties.

Jira wordt ingericht op basis van projecten, borden, filters en issues. Een project is een verzameling van alle taken (issues) die met een specifiek onderwerp of doel te maken hebben. Het ontwikkelen van een nieuw product kan hierbij dus gezien worden als project. Projecten kunnen worden aangemaakt op basis van templates. Zo hoef je deze niet geheel zelf in te richten en kun je sneller aan de slag. Er bestaat een template genaamd Project Management welke een project voorziet van een aantal extra functionaliteiten zoals bijvoorbeeld een tijdlijnweergave, statusbord, extra velden in issues om onder andere data voor deadlines vast te stellen en nog veel meer.

De zogeheten issues zijn de bouwstenen van elk Jira-project. Een issue kan een verhaal, een bug, een incident, een taak of een ander type “probleem” in een project zijn. De reden dat dit issues heten komt doordat Jira ooit is ontworpen als een bug- en problementracker waarbij je deze registreert om uiteindelijk op te lossen. Tegenwoordig is de tool uitgegroeid tot een krachtige werkbeheertool voor allerlei usecases, van vereisten- en testcasebeheer tot agile softwareontwikkeling. Zo kun je elk type werk en manieren van werken op de meest efficiënte manier inrichten.

Eigenlijk creëer je je eigen structuur. Of dat nou voor een klein team is, of een groot bedrijf met honderden medewerkers. Jira en de producten van Atlassian zijn zeer flexibel en groeien mee met de hedendaagse behoeften van deze grote doelgroep.

Jouw werk voor je laten doen: automatiseren

In de blogpost “IT automatisering: Het automatiseren van jouw dagelijkse taken” kun je lezen dat Jira bijdraagt aan automatisering. Het automatisch inplannen of op de radar zetten van taken is een handige functie als je veel repetitief werk hebt. Ook kun je herinnerd worden aan taken of deze automatisch op de radar zetten door deze weer te geven in een dashboard. Er zijn diverse integraties welke gekoppeld kunnen worden aan de Jira omgeving om werk te verzetten na een bepaalde handeling. Denk aan het automatisch versturen van een statusupdate naar personen of klanten. Of het aansturen van een CRM om automatisch facturen mee te versturen na het voltooien van een project. Dat scheelt voor sommige mensen een hoop extra werk en dus tijd. Een workflow die je normaal zelf zou doorlopen kan dus door Jira worden gedaan. Atlassian heeft net als voor templates ook een soort marktplaats met voorgeconfigureerde workflows. Deze werken zeer flexibel en productiviteit verhogend.

Laat Jira voor jou werken zodat jij je kunt focussen op het echte werk. Jouw eigen creativiteit is hierin de limiterende factor. Bijna alles is tegenwoordig te automatiseren. Zeker met de hulp van Artificial Intelligence: een systeem dat zelf leert hoe deze nog meer handelingen kan verrichten en automatisering kan toepassen.

 

Overzicht houden in jouw werk of die van anderen

Door de standaardweergaves en templates van projecten, issuefilters en borden is Jira op zichzelf al erg overzichtelijk. Je kunt zonder al teveel aanpassingen prima aan de slag. Zo zijn ingebouwde core-functionaliteiten krachtig genoeg om direct in gebruik te nemen.

Een voorbeeld hierbij is dat communicatie centraal in één issue kan blijven verlopen, waarbij je ook het contact met een extern persoon via e-mail vanuit Jira kan voeren. Eventuele bijlagen en gevoelige data worden dan in Jira zelf bewaard en zijn alleen toegankelijk voor gemachtigden met een account. Zo beperkt je makkelijk een risico op een mogelijk datalek.

Gelukkig zijn er ook mogelijkheden genoeg om Jira op een geheel eigen manier in te richten.

Issues worden bijvoorbeeld weergegeven in dashboards, filters en borden. Maar er zijn genoeg andere opties om de issues inzichtelijker te maken of beter weer te geven. Zo bestaat er een roadmap- en kalenderweergave om een mooi overzicht te krijgen van alle taken uit een project.

Jira werkt voornamelijk op basis van filters. Een filter maak je aan om een selectie van issues te laten zien. Zo kan er worden gefilterd op issues die recent zijn afgesloten of issues die op naam van een teamlid staan. Jira heeft zelfs een eigen zoektaal: JQL wat staat voor Jira Query Language. Hiermee kunnen geavanceerde zoekopdrachten gedaan worden welke weer in een filter gebruikt kunnen worden. Filters worden standaard vertoond als lijsten met issues. Deze lijsten kunnen net als tabellen worden gesorteerd op bijvoorbeeld datum wanneer het issue voor het laatst is bijgewerkt.

Om overzicht te houden van de taken die gepland staan, kun je een dashboard aanmaken om een bepaalde filter van issues in te vertonen. Deze dashboards hebben de mogelijkheid om automatisch te verversen. Ideaal om op monitoren te vertonen aan het team op de werkvloer zodat zij precies kunnen zien wat er die dag nog in de pijplijn zit.

Door het overzicht kan veel werk over een team worden verdeeld en raak je niet verdwaald in alle tientallen issues. Ook middels automatisering kun je voorkomen dat je achterloopt in het oppakken van bepaalde taken.

Externe personen zouden middels Jira ook een overzicht kunnen krijgen van bepaalde taken. Zo is die ene klant altijd op de hoogte van de laatste status en communicatie.

 

Ook meer focus op je werk houden? Wellicht is Jira de tool om jou en jouw team hierbij te helpen!